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善用數位工具 楊偉龍分享遠端團隊管理心法

疫情推動新數位化浪潮,企業主皆面對居家上班的團隊管理議題。熟稔數位工具使用、政府智庫顧問、就是愛創意執行長楊偉龍,再度應全球華人營銷學院創辦人張瑋容之邀,分享遠端團隊管理的心法與工具使用。

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圖:楊偉龍分享企業居家工作的管理模式。(圖片來源:全球華人營銷學院演講畫面)

從提升個人競爭力到提升團體競爭力

楊偉龍表示,將科技運用在工作上的原則是:如果將自動化系統用於有效率的作業,將會更有效率。以數位工具的使用來說,楊偉龍採用 Apple iPad + Pencil 搭配 GoodNotes APP 進行規劃與整理,而 evernote 則是以資料庫使用。唯有企業主真正接觸且善用數位工具,提升個人的效率,才能夠帶領團隊使用。畢竟,「老闆腦袋裡沒有的東西,在公司就落不了地。」

數位管理工具挑選原則:簡單、好用

提到數位工具,首先想到的必定是Line,但因其軟體設計特性,較適合作為即時溝通之用。若要管理專案,楊偉龍建議挑選能夠因應桌機、平板、手機等跨裝置使用需求。同時能夠進行單項任務指派、資料討論等溝通需求。簡單好用的管理工具才是增進管理效率的關鍵。

Trello:視覺化的專案管理工具

Trello是直覺式的遠端專案管理工具,讓專案管理變得更具效率(圖片來源:全球華人營銷學院演講畫面)
圖:Trello是直覺式的遠端專案管理工具。(圖片來源:全球華人營銷學院演講畫面

Trello是個視覺化的專案管理軟體,就像是貼滿便條紙的虛擬白板,不僅簡單且直覺化, 能輕鬆排出視覺化、易懂的工作流程。

以新公司設立為例,楊偉龍最初是先用 GoodNotes 紀錄所需要的流程與待辦事項,再來將每個『任務』依據目的歸類在「網站」、「廣告」,甚至是財務請款…等『看板』中。利用「待辦事項」、「準備中」、「進行中」、「已完成」等任務狀態的『列表』,一目了然的展現所有任務的狀態。

每位夥伴能依據職責,於單個任務內留言提供資料與回報,便於團隊專案管理。同時也能利用空白卡片,建立可複製的工作流程模板。當透過實務建立起最佳流程後,未來若又有新公司成立,直接複製使用即可;最大程度的保留 know-how 與提升組織效率。

「優秀是種習慣」,楊偉龍引用古希臘哲學家亞里斯多德的名言,勉勵所有企業主面對未知的挑戰時,都能保有初心,成為企業中最創新的一員,帶領團隊勇往直前。

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